Có rất nhiều tính năng hữu ích ẩn trong Gmail mà chúng ta ít biết tới.
Gmail là một trong những dịch vụ email tốt nhất hiện nay, nó hoàn toàn miễn phí và được cung cấp bởi ông trùm tìm kiếm Google. Nó có thể đáp ứng tốt nhu cầu cá nhân cũng như công việc của chúng ta, nhưng bạn đã bao giờ sử dụng hết các chức năng mà Gmail mang lại chưa?
Gmail có một số tính năng thú vị nhưng ít được chú ý tới, thậm chí một trong số chúng đã tồn tại một thời gian dài mà không nhận được sự quan tâm của người dùng. Dưới đây là những tính năng được chúng tôi tổng hợp lại.
Tắt thông báo với một nhóm email
Gmail hỗ trợ rất tốt email theo nhóm, mỗi email gửi tới đều được thông báo tới toàn bộ thành viên. Tuy nhiên khi mọi người cùng trả lời và nhân “Reply All” sẽ gây ra tình trạng bị hiện thông báo liên tục, làm mất tập trung với những email quan trọng khác. Bạn sẽ phải tạm chấp nhận việc phiền nhiễu trên, nhưng Gmail đã cung cấp công cụ giải quyết vấn đề này.
Khi bạn muốn ưu tiên những email khác và hạn chế thông báo từ chủ đề mail cũ, chỉ cần mở thư, nhấn vào “More” trên thanh công cụ và chọn “Mute”.
Sau khi thực hiện, toàn bộ thông báo từ nhóm email đó sẽ bị tắt, bạn vẫn có thể đọc email khi có nhu cầu bằng cách vào hộp thư.
Nhấn chuột phải vào email để chọn nhanh tác vụ
Để thực hiện một số tác vụ cơ bản như xóa email, chuyển email tới thư mục xác định trước, lưu trữ hay đánh dấu đã đọc, chúng ta thường tick vào chúng và chọn nút bấm tương ứng trên thanh công cụ. Tuy nhiên Gmail hỗ trợ bạn thực hiện những công việc trên nhanh hơn bằng cách nhấn chuột phải vào email, sau đó chọn tác vụ tương ứng.
Khi quen với việc sắp xếp email thông qua trình đơn ở chuột phải, bạn có thể sắp xếp nhanh hơn, tiết kiệm thời gian khi xử lý.
Hiển thị danh sách email dạng Outlook
Thiết lập: Vào phần cài đặt Gmail, chọn Lab => Ngăn xem trước => Bật => Lưu thay đổi.
Sau khi thiết lập bạn sẽ thấy nút tùy chọn như hình dưới.
Tùy chọn hiển thị này sẽ giúp bạn duyệt web nhanh và tiện lợi hơn, đặc biệt là những người đã quen với giao diện của Microsoft Outlook.
Tạo đường dẫn nhanh để truy vấn email khi cần thiết
Thật khó hiểu khi một tính năng tuyệt vời như vậy lại ít được chú ý. Đây là một trong những tính năng đánh giá nhất của Gmail nhưng bị ẩn đi. Tôi từng phát điên khi muốn tìm lại email quan trọng nhưng công cụ tìm kiếm của Gmail quá thô sơ và biết phải làm thế nào để lưu nó vào như một đánh dấu trang.
Rất may rằng bạn có thể tự kích hoạt tính năng Quick Links bằng cách vào Cài đặt Gmail => Lab => Liên kết nhanh => Bật => Lưu thay đổi.
Sau khi kích hoạt, khi muốn lưu lại đường dẫn nhanh tới email đó, bạn chỉ cần mở và ấn “Thêm Liên Kết Nhanh” ở cột chức năng bên trái của Gmail.
Khi muốn tìm kiếm email đã lưu trước đó, chỉ cần nhấn vào liên kết nhanh, nội dung email sẽ lập tức hiện ra.
Chuyển đổi nhanh các tài khoản Gmail bằng URL
Chắc hẳn bạn đã biết Gmail cho phép sử dụng nhiều địa chỉ email trên cùng một trình duyệt. Tuy nhiên không phải khi nào tính năng chuyển tài khoản của nó cũng tiện dụng. Ví dụ bạn dùng tài khoản email cho công việc và gia đình, khi muốn check mail buộc phải vào tài khoản chính trước sau đó mới chuyển được sang tài khoản phụ còn lại.
Cách khắc phục vấn đề này rất đơn giản, đó là sử dụng URL của Gmail.
– Địa chỉ mail chính: https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox
– Địa chỉ mail thứ 2: https://mail.google.com/mail/u/1/#inbox
– Địa chỉ mail thứ 3: https://mail.google.com/mail/u/2/#inbox
Từ những URL trên, bạn có thể lưu đánh dấu trên trình duyệt để vào trực tiếp email cần thiết trong từng trường hợp cụ thể.
Đăng xuất Gmail từ xa
Bạn đăng nhập Gmail để làm việc tại văn phòng hoặc buộc phải check mail nơi công cộng nhưng khi về nhà mới nhớ ra chưa đăng xuất. Thông tin trong email nếu bị lộ có thể gây ra bất lợi cho bạn và công ty. Khi gặp tình trạng trên, bạn có thể đăng xuất tài khoản từ xa bằng cách sau.
Kéo xuống cuối giao diện Gmail, bạn sẽ thấy dòng “Hoạt động gần nhất cách đây: XX giờ trước”. Nhấn vào chữ “Chi tiết”.
Bạn sẽ thấy cửa sổ mới hiện lên liệt kê chi tiết những thiết bị đã đăng nhập vào tài khoản Gmail ở từng khoảng thời gian. Từ đây bạn cũng có thể đăng xuất khỏi các máy trước đó.
